○いちき串木野市文書管理規則
平成17年10月11日規則第15号
いちき串木野市文書管理規則
目次
第１章　総則（第１条―第７条）
第２章　文書の収受及び配付（第８条―第12条）
第３章　文書の処理（第13条―第23条）
第４章　文書の浄書及び発送（第24条―第27条）
第５章　文書の形式（第28条―第31条）
第６章　文書の整理及び保存（第32条―第39条）
第７章　雑則（第40条）
附則
第１章　総則
（趣旨）
第１条　この規則は、別に定めるもののほか、いちき串木野市における文書（電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。）を含む。以下同じ。）の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。
（定義）
第２条　この規則において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
(１)　文書　市の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録であって、職員が組織的に用いるものとして、市が保有しているものをいう。
(２)　完結文書　文書上の事務処理が完結した文書をいう。
(３)　文書管理システム　電子計算機を使用して、文書の収受、起案、供覧、決裁、保管、保存、廃棄その他の文書管理を総合的に行うための情報処理システムをいう。
（文書事務等）
第３条　文書事務は、原則として、文書管理システムに所要の事項を入力することにより行うものとする。
２　文書は、丁寧に取り扱い、その処理は、正確かつ迅速に行い、常に処理経過を明らかにし、もって事務能率の向上に努めなければならない。
（総務課長の職務）
第４条　総務課長は、文書事務を総括するとともに、次に掲げる事務を処理する。
(１)　文書の収受及び配付に関すること。
(２)　文書の発送に関すること。
(３)　文書の整理、保管及び保存に関すること。
(４)　その他文書事務に関し必要なこと。
２　総務課長は、文書事務が適正かつ迅速に行われるよう各課の長（以下「課長」という。）その他の職員を指導するものとする。
（課長の職務）
第５条　課長は、課における文書事務を総括し、常に課における文書事務の適正かつ円滑な取扱いに留意し、文書処理の効率的な運用に努めなければならない。
（文書取扱主任者）
第６条　課に文書取扱主任者を置き、課の庶務を担当する係長（係に準ずる組織の長を含む。）をもって充てる。
２　文書取扱主任者は、課内における次に掲げる事務を処理する。
(１)　文書の収受及び配布に関すること。
(２)　文書の発送に関すること。
(３)　文書の整理及び保存に関すること。
(４)　文書の分類及び審査に関すること。
(５)　保存文書の廃棄処分に関すること。
(６)　文書事務の指導及び改善に関すること。
(７)　文書管理システムの運用管理に関すること。
(８)　市ホームページの作成及び更新その他の運用等に関すること。
(９)　前各号に掲げるもののほか、文書事務の処理に関すること。
（文書取扱者）
第７条　課に文書取扱主任者を補助させるため、文書取扱者を置く。
２　文書取扱者は、課長が指定する。
３　課長は、文書取扱者を指定したとき又はこれを変更したときは、速やかに総務課長に通知しなければならない。
第２章　文書の収受及び配付
（文書の収受）
第８条　郵便物又は民間事業者による信書の送達に関する法律（平成14年法律第99号）第２条第６項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第９項に規定する特定信書便事業者による同条第２項に規定する信書便（以下「郵便物等」という。）、ファクシミリ、電子メール（コンピュータのネットワークを利用した文書の伝送をいう。以下同じ。）その他の方法により到達した文書等（各課に直接到達した文書を除く。）は、総務課が収受し、次に定めるところにより処理しなければならない。
(１)　文書は、速やかに所管課へ配付すること。ただし、書留、特定記録、配達証明、内容証明又は特別送達等の特殊取扱郵便（速達としてだけの特殊取扱いをする郵便を除く。）による郵便物等は、特殊取扱文書配付簿に記載の上、所管課へ配付する。
(２)　市長あての文書及び配付先の明確でない文書等開封することが必要であると認められる文書は、開封して所管課へ配付する。
２　前項第２号の規定により受領し、処理した文書のうち、現金、金券又は物品類（以下「金品等」という。）が同封されているものについては、封筒の余白に金額、種別等を記載し、封をして所管課へ配付する。この場合において、当該文書に金品等を添付した旨の記載があり、その記載内容と添付内容とが相違するときは、当該文書の余白にその旨を記載しなければならない。
３　市に到着した文書で収受すべきでないものについては、返送その他必要な処置をとらなければならない。
（数課に関係のある文書）
第９条　２以上の課に関係のある文書は、その関係の最も深い課に配付するものとし、関係の最も深い課を定め難い文書については、総務課長が、関係課の意見を聴いてその配付先を定めるものとする。
（郵便料未納等の郵便物の受付）
第10条　料金未納又は料金不足の郵便物は、官公署から発せられたものその他主務課長が特に必要と認めるものに限り、その料金を支払い、受け付けることができる。この場合においては、別に定める郵便切手等受払簿に記入し、郵便切手をもって処理するものとする。
（到達文書の取扱いの特例）
第11条　課において直接受領した文書については、第８条の規定に準じて受け付け、処理するものとする。
（勤務時間外の到達文書）
第３章　文書の処理
（受付文書の処理）
第13条　文書取扱主任者は、受付文書の配付を受けたときは、当該文書を点検して受領し、次に定めるところにより処理しなければならない。
(１)　文書管理システムに所要の事項を入力するとともに、課長の閲覧に供さなければならない。
(２)　前号の規定にかかわらず、次の各号のいずれかに該当する軽易なものについては、文書管理システムへの入力を省略することができる。
ア　新聞、雑誌その他これらに類する文書
イ　各種の請求書及び領収書
ウ　図面及び物品の送り状
エ　前３号に掲げるもののほか、文書管理システムへの登録の必要がないと認められる文書
(３)　親展文書は、封のまま名あて人へ配付する。
２　配付を受けた文書で、他の所管に属するものがあるときは、直ちに所管課長へ送付するものとする。
３　他課に関係のある文書は、当該文書の写しの配付その他適当な方法により関係課へ通知し、又は供覧しなければならない。
（文書処理の原則）
第14条　文書取扱主任者は、前条の規定により配付文書の処理を終えたときは、当該文書をすべて課長に提出しなければならない。
２　課長は、前項の規定により文書の提出を受けたときは、直ちにこれを点検し、自ら処理するもののほか、必要に応じ担当係長に指示し、速やかに処理させなければならない。ただし、特に重要又は異例に属する文書については、速やかに上司の閲覧に供し、その処理について指示を受けなければならない。
（起案）
第15条　文書の起案は、文書管理システムに起案をした旨を電磁的に表示し、及び記録する方式（以下「電子起案方式」という。）により起案しなければならない。ただし、次に掲げるものについては、この限りでない。
(１)　軽易な事案で、付せん又は文書の余白を利用して処理できるもの
(２)　定例的な事案で、一定の帳票により処理することが適当と認められるもの
(３)　収入支出等経理に関するもの又は請負契約等別に定めのあるもの
２　前項の規定にかかわらず、文書を容易に電子化できない場合は、文書管理システムに所要の事項を入力した後に、紙に印刷した起案用紙により起案することができる。
３　文書の起案は、次に定めるところにより行わなければならない。
(１)　内容に適した題名をつける。
(２)　文書は、簡潔に、分かりやすくすること。
(３)　原則として１事案ごとに作成すること。
(４)　起案理由その他参考事項を記入するとともに、事案の経過を明らかにする関係書類及び関係法令等を添付すること。
(５)　受付文書に基づいて起案した場合には、必ず当該文書を添付すること。
（特別扱いの表示）
第16条　起案文書には、必要に応じて「秘」、「重要」、「至急」、「条例」、「議案」等の取扱種別を、郵送すべきもので特殊郵便物扱いを必要とするものについては、その旨を表示しなければならない。
（決裁）
第17条　起案文書は、いちき串木野市事務決裁規程（平成17年いちき串木野市訓令第１号）に定めるところにより決裁を受けなければならない。
２　前号に掲げる決裁は、電子起案方式による起案文書に当該事案の決裁権者（いちき串木野市事務決裁規程第２条第４号に定める決裁権者をいう。以下同じ。）が文書管理システムに決裁をした旨を電磁的に表示し、及び記録する方式（以下「電子決裁方式」という。）によるものとする。
（緊急事案の決裁）
第18条　緊急に処理する必要があり、かつ、所定の手続を経る暇がない事案は、直ちに口頭により決裁を受けて処理することができる。この場合においては、事後、所定の手続をとらなければならない。
（決裁区分）
第19条　文書の起案に際しては、次の表の左欄に掲げる当該文書に係る決裁権者の区分に応じ、それぞれ同表の右欄に掲げる決裁区分の表示をしなければならない。

決裁権者

決裁区分の表示

市長

甲

副市長

乙

課長

丙

（合議）
第20条　事案の処理及び施行が他の課に関係を有する文書は、当該関係課の合議を経て上司の決裁を受けなければならない。
２　合議を受けた課長等は、承認したときは電子決裁方式にあっては文書管理システムに承認した旨を電磁的に表示し、及び記録し、書面によるものにあっては起案文書に押印する。
３　前項の場合において、その回議案に意見があるときは、面談協議し、なお意見が一致しないときは、上司の指揮を受け、処理しなければならない。
４　合議を受けた回議案について決裁後、再度回付を必要とするときは、当該課に通知し、再回議しなければならない。
５　合議の回議案が廃案となったとき又は重大な変更を受けたときは、合議を経た課にその旨を通知しなければならない。
第21条　削除
（代決及び後閲）
第22条　決裁権者が出張又は休暇その他の事故により不在である場合において、いちき串木野市事務決裁規程に定めるところにより代決した者は、電子決裁方式にあっては文書管理システムに承認した旨を電磁的に表示し、及び記録し、書面によるものにあっては起案文書の該当押印欄に「代」と朱書し、代決した起案文書は、その決裁権者の登庁後速やかに閲覧に供さなければならない。
２　起案文書に承認することとされている者が不在であり、かつ、事案の処理について緊急を要するときは、決裁権者の決裁を受けることができる。
３　前項の規定により決裁権者の決裁を受けた文書は、その不在者の登庁後速やかに閲覧に供さなければならない。
（決裁文書の処理）
第23条　決裁文書は、事務担当者において決裁年月日を入力し、速やかに施行の手続をとらなければならない。
第４章　文書の浄書及び発送
（浄書、校合）
第24条　決裁文書の浄書は、起案者が行い、浄書した文書の校合は、起案者以外の職員が行うものとする。ただし、構図上複雑な文書、令達文、議会に提出する議案等については、総務課において浄書し、及び校合することができる。
（公印の押印）
第25条　発送文書には、いちき串木野市公印規則（平成17年いちき串木野市規則第16号）に定めるところにより、公印を押さなければならない。ただし、軽易な文書及び印刷した文書その他公印を押す必要がないと認められる文書については、これを省略することができる。
（文書の発送）
第26条　文書の発送は、全て総務課において行う。ただし、所管課において直接発送する必要があると認められるときは、この限りでない。
２　庁外への発送文書は、所管課において必要な包装等を行い、所管課の文書取扱主任者が勤務日の15時までに総務課に持参するものとする。
３　総務課は、前項の文書を受理したときは、郵便物に料金後納印を押し、料金後納郵便物差出票により即日発送しなければならない。ただし、これによりがたいときは、郵便切手、はがき又は特定封筒により発送することができる。
４　総務課及び所管課は、郵便切手、はがき又は特定封筒を使用するときは、郵便切手等受払簿（別記様式）に記入し、その受払いを明確にしておかなければならない。
５　所管課は、大量又は勤務時間外に文書を発送する必要があるときは、あらかじめ総務課長に連絡しなければならない。
（特殊な文書の取扱い）
第27条　発送文書で特殊な取扱いを要するものの処理は、前条によるほか、次による。
(１)　速達、親展文書及び秘文書は、所管課において文書の欄外及び封筒に速達、親展の表示をし、かつ、必ず封をすること。
(２)　金券その他重要な文書及び物件の送付は、書留郵便とし、その取扱いは、前号に準ずる。
(３)　小包郵便は、所管課において包装し、及び表記し、総務課に回付すること。
(４)　物品の発送を運送業者に委託するときは、所管課において取り扱うこと。
(５)　郵便の受領証その他これに類する証票は、総務課で保管しなければならない。
(６)　ファクシミリ、電報又は電子メールにより発送する文書は、所管課において手続を行うものとする。
第５章　文書の形式
（発信者名）
第28条　庁外に発送する文書は、市長名をもって処理しなければならない。ただし、軽易なものについては、市名、副市長名又は課長名をもってすることができる。
２　前項の規定にかかわらず、照会に対する回答は、照会を受けた者の名をもってするものとする。
（文書の記号及び番号）
第29条　文書には、次に定めるところにより、記号及び番号を付さなければならない。
(１)　条例、規則、訓令及び告示は、令達番号簿により、総務課において、その種類ごとに暦年により順次番号を付する。
(２)　指令及び前号以外の文書は、総務課長が別に定める各課の記号及び文書受発簿により、所管課において年度による一連番号を付する。
(３)　前号により文書に番号を付する場合においては、１事件が完結するまでは、同じ番号を使用するものとし、文書の往復回数に従い、順次「番号―２」、「番号―３」の枝番号を付するものとする。
２　前項の規定にかかわらず、案内状、感謝状、契約書その他記号及び番号を付することが不適当と認められるものについては、記号及び番号は付さないものとする。
（文書の種類）
第30条　文書の種類は、別表第１に掲げる公用文の種類のとおりとする。
（公用文の書式及び文例）
第31条　公用文の書式及び文例は、別に定める。
第６章　文書の整理及び保存
（文書の整理及び保存）
第32条　文書は、常に整理し、重要なものは、非常災害に際していつでも持ち出せるようあらかじめ準備し、紛失、火災、盗難等の予防をするとともに、担当者が不在の場合でも処理経過が分かるようにしておかなければならない。
２　文書の整理、保管及び保存については、原則として、文書管理システムに所要の事項を入力することにより行うものとする。
（文書の保存年限）
第33条　文書の保存年限の種別は、次のとおりとする。
(１)　永年保存
(２)　10年保存
(３)　５年保存
(４)　３年保存
(５)　１年保存
２　前項の規定にかかわらず、法令に保存期間の定めがある文書については、当該期間により、時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書については時効期間を考慮して、保存年限を定めるものとする。
３　文書の保存年限は、法令等の定め、文書の効力、重要度、利用度、資料価値等を勘案して、別表第２に掲げる文書の保存年限決定の基準に基づき、所管課長が定めるものとする。
４　文書の保存年限は、会計年度によるものはその会計年度の終了した日の属する年の４月１日から、暦年によるものは翌年１月１日から起算する。
（保存文書の管守）
第34条　保存文書は、所管課長が管守し、常に火気、盗難に注意しなければならない。
（書庫の清掃等）
第35条　書庫は、常に清潔にし、整とんしておかなければならない。
２　書庫内においては、火気の使用を禁止し、非常災害時に際し、いつでも持ち出しができるよう準備しておかなければならない。
（保存文書の整理）
第36条　文書の保存は、保存年限別、年度別及び番号順に整理しなければならない。
（保存文書の閲覧）
第37条　職員以外の者は、保存文書を閲覧することができない。ただし、市長の許可を受けたときは、この限りでない。
（保存文書の廃棄）
第38条　所管課長は、保存の必要のない文書及び保存期間が満了し、保存の必要のないものについては、文書管理システムに所要の事項を入力し、所管課において速やかに廃棄処分しなければならない。
２　所管課長は、保存年限満了文書であっても、保存する期間（以下「保存期間」という。）を延長する必要があると認めるもの及び歴史的価値があると認められるものについては、文書管理システムに所要の事項を入力し、さらに保存年限を指定し、総務課長に報告しなければならない。
第39条　総務課長又は所管課長は、廃棄する文書のうち秘密文書その他これに類する文書又は他に悪用されるおそれがあると認められるものがあるときは、焼却、切断等適当な措置を講じなければならない。
第７章　雑則
（補則）
第40条　この規則に定めるもののほか、必要な事項は、別に定める。
附　則
この規則は、平成17年10月11日から施行する。
附　則（平成18年３月31日規則第２号）
この規則は、平成18年４月１日から施行する。
附　則（平成19年３月30日規則第２号）
この規則は、平成19年４月１日から施行する。
附　則（平成24年３月30日規則第６号）
この規則は、平成24年４月１日から施行する。
附　則（平成26年３月31日規則第14号）
この規則は、平成26年４月１日から施行する。
附　則（令和４年12月１日規則第170号）
この規則は、公布の日から施行する。
附　則（令和６年３月27日規則第16号）
この規則は、令和６年４月１日から施行する。
別表第１（第30条関係）
公用文の種類
１　法規文
(１)　条例　地方自治法（昭和22年法律第67号）第14条の規定により制定するもの
(２)　規則　地方自治法第15条の規定により制定するもの
２　令達文
(１)　訓令　庁内の一般若しくは特定の課又はこれらの職員の職務運営の基本となる事項について指示、命令するもの
(２)　指令　個人又は団体からの申請又は願に対して許可し、認可し、又は指示し、若しくは命令するもの
３　公示文
(１)　告示　法令の規定又はその権限に基づいて、決定又は処分した事項を広く一般に公示するもの
(２)　公告　一定の事項を公表して、一般に周知させるもの
４　一般文書
(１)　伺い　上司の許可、決定、承認等の意思決定を受けるもの
(２)　復命　上司から命じられた用務の結果その他を報告するもの
(３)　供覧　収受文書を関係課に周知させるため回付させるもの
(４)　合議　起案文書により関係課の承認を受けるため回付されるもの
(５)　回覧　同一又は関係課内において、単に周知させるため回付されるもの
(６)　辞令　職員の身分等に関して命令するもの
(７)　願　上司又は他の官公庁に対し、一定の事項について願い出るもの
(８)　届出　上司又は他の官公庁に対し、一定の事項を届け出るもの
(９)　照会　行政機関相互間及び住民に対して、ある事項を問い合わせるもの
(10)　回答　照会、依頼又は協議に対して応答するもの
(11)　通達　執務上の指揮、命令、注意事項及び例規（条例・規則・訓令等）の解釈運用等を示すもの
(12)　報告　ある事実について、その経過を特定の人又は機関に知らせるもの
(13)　進達　個人や団体から出された申請、願書等を他の官公庁に取り継ぐもの
(14)　副申　上司又は他の官公庁に対し、進達する文書に意見を添えるもの
(15)　申請　許可、認可、補助等を受けるため、一定の事項を申し出るもの
(16)　通知　相手方に一定の事項を知らせるもの
(17)　諮問　審議会、審査会等の諮問機関に対して、法令上定められた事項について意見を求めるもの
(18)　答申　諮問を受けた機関がその諮問事項について、調査し、審議した結果に基づき意見を述べるもの
(19)　依頼　事務その他一定の行為を頼むもの
(20)　証明　一定の事実を明らかにするもの
(21)　陳情　公の機関に対し、特定の事実について、適当な処置をとってもらうため、その実情を訴えるもの
(22)　請願　損害の救済、公務員の罷免、法令又は規則の制定改廃その他の事項に関して公の機関に対し、希望を述べるもの
別表第２（第33条関係）
文書保存年限基準
１　永年保存
(１)　条例、規則、訓令及び重要な告示の起案文書
(２)　市の沿革に関する文書で重要なもの
(３)　市政の運営に関する文書で重要なもの
(４)　市議会に関する文書で重要なもの
(５)　国及び県からの通知、通達その他これらに類する文書で特に重要なもの
(６)　訴訟及び行政不服審査に関する文書で重要なもの
(７)　議員及び職員の任免、進退、賞罰その他人事に関する文書で重要なもの
(８)　不動産その他の財産の取得、管理、処分等に関する文書で重要なもの
(９)　予算、決算及び出納に関する文書で重要なもの
(10)　その他永年保存の必要があると認められる文書
２　10年保存
(１)　国及び県からの通知、通達その他これらに類する文書で重要なもの
(２)　訴訟及び行政不服審査に関する文書
(３)　会計上の帳簿及び証拠書類で10年保存の必要があると認められる文書
(４)　その他10年保存の必要があると認められる文書
３　５年保存
(１)　告示に関する起案文書
(２)　陳情、要望等に関する文書
(３)　金銭及び物品の出納に関する文書
(４)　その他５年保存の必要があると認められる文書
４　３年保存
(１)　通知、照会、回答その他の一般往復文書で重要なもの
(２)　その他３年保存の必要があると認められる文書
５　１年保存
(１)　軽易な通知、照会、回答その他の一般往復文書
(２)　その他１年を超えて保存する必要がないと認められる文書
別記様式（第26条関係）